Статьи

Автоматизация — панацея или пятое колесо?

Автомобили научились парковаться и ездить самостоятельно. Домашние устройства умеют настраивать микроклимат и заказывать пиццу. Теперь в компаниях хотят автоматизировать рутинные задачи и бизнес-процессы, освобождая сотрудников для более ценной работы. Но стала ли автоматизация волшебной таблеткой?

Чаще всего, после посещения конференции или очередной статьи про успешную автоматизацию, специалист думает: «Хочу!» Маркетологи всеми силами создают впечатление, что внедрение системы приведет к чуду: сложные и скучные процессы исчезнут, рутина встанет на поток, и наконец-то можно будет заняться чем-то полезным. Но не все проблемы способна решить новая система управления персоналом.

Вместе с командой Talantix, которая не понаслышке знает об автоматизации HR-процессов, мы собрали заблуждения и ошибки российских компаний.

Специалисты неверно определяют область автоматизации

Большинство ошибок начинается с неправильно выбранного бизнес-процесса в роли жертвы. Подумайте: это нужно только вам или это в интересах всей компании? Оцените, какие процессы станут эффективнее благодаря автоматизации. Простой ход — спросить у коллег напрямую, что им нужно.

Один из способов проверить пользу от внедрения — подсчитать денежную выгоду от автоматизации процесса. Если вы не знаете, как сделать это грамотно, попросите о помощи финансового директора.

Объем автоматизации не соотносится с реальным объемом работы

Нет смысла внедрять решение на основе одного желания. Например, вы услышали про крутой инструмент автоматизации подбора персонала. Но ваша компания состоит из 50-70 человек, и новая вакансия открывается раз в полгода или год. В таком случае экономия средств от использования сложной системы найма и отбора персонала будет меньше, чем стоимость внедрения.

Люди не знают, чего они не знают

Допустим, вы нашли «ту самую» область. Вдохновили весь отдел, получили финансирование, руководитель сказал: «Делай». На этом начинаются новые трудности: вы не знаете, с чего начать, потому что раньше этим не занимались.

Определите, какой инструмент вы хотите использовать, и как он будет работать. Перед тем как выбирать подрядчика, пообщайтесь с ИТ-директором и спросите, какие сейчас существуют решения, как они работают и как их можно применить на нужном вам процессе. Вы хотите чат-бот, надстройку в существующую CRM-систему, облачное решение или собственное приложение?

Если автоматизировать хаос, получится автоматизированный хаос

Так разбиваются мечты тех, кто хочет превратить все в систему и поставить на поток. Однако без проблем и усилий перенести в облако можно только идеально налаженные и организованные процессы управления персоналом.

Чтобы понять слабые места, нарисуйте карту процесса, который хотите автоматизировать, со всеми подробностями. Создайте с нуля карту идеального процесса (или путь пользователя в новой системе). И сравните обе схемы.

Топ-менеджмент компании не участвует в автоматизации

Если при дорогих и масштабных изменениях вы не заручились поддержкой генерального директора, то, скорее всего, у вас ничего не получится. Автоматизация — это не просто мероприятия по внедрению. Она должна стать одной из важных повесток компании, чтобы ее успешно включить в работу. Высшее руководство должно поддерживать и участвовать в расширении возможностей сотрудников, чтобы сделать автоматизацию продуктивной.

Как проверить, что процесс готов к автоматизации?

Он стандартизирован

Определите, где уже прописаны четкие правила. Не слишком ли много исключений для обработки? Если трудно получить четкое правило функционирования процесса, то попросите о помощи команду или переосмыслите его с помощью руководства. Допустим, если у вас четко прописаны требования к вакансии и к людям, то на их основе можно автоматизировать первичный скрининг кандидатов.

Задокументирован

Описание процесса в бумажной форме — например, правила предоставления отпуска — это уже хороший повод для того, чтобы его автоматизировать. Это значит, что все этапы уже продуманы и учитывают нюансы.

Прозрачен

Чтобы убедиться, что процесс можно автоматизировать, вы должны иметь возможность отследить его статус в любое время. В ручной работе это практически невозможно, если не обращаться к людям. В автоматизированной системе статус каждой задачи и элементы можно увидеть в любой момент без посторонней помощи.

Автоматизация — это не панацея. В погоне за трендами и инновациями можно потратить много сил и потом разочароваться. Непродуманный HR-процесс не станет эффективным только за счет автоматизации: вдохновения недостаточно, надо грамотно оценивать время, ресурсы и возможности.

Вакансии дня

Комментарии